Meja kerja dengan berbagai kertas kerja yang berantakan atau file di
komputer yang tidak tertata rapi ibarat macan kertas sedang mengamuk
yang belum Anda jinakkan.
"Taming The Paper Tiger" (Menjinakan Macan Kertas) adalah buku
klasik yang terbit di era tahun 90 an. Buku karya Barbara Hempill ini
dengan sistematis menjelaskan berbagai cara yang sudah terbukti efektif
dalam mengatur dengan rapih berbagai barang barang dan kertas kerja Anda
serta bukan sebaliknya malah barang barang dan kertas kerja tersebut
yang mengatur waktu Anda karena sibuk mencari cari barang atau kertas
yang tidak tertata rapi bahkan malah mencarinya diantara tumpukan kertas
yang dianggap penting namun sebenarnya belum dibutuhkan saat itu .
Kenapa barang barang atau kertas kerja itu sebaiknya harus tertata rapih
?. Barbara dalam salah satu webnya menjelaskan bahwa berdasarkan sebuah
penelitian yang dilakukan oleh Brother International- Amerika Serikat
pada tahun 2010 menjelaskan bahwa meja yang berantakan dan waktu yang
habis digunakan untuk mencari barang barang yang tidak pada tempatnya
telah merugikan perusahaan perusahaan di Amerika sebesar 177 Milyar US
Dollar per tahunnya. Hal tersebut juga setara dengan kehilangan waktu
kerja selama 2 minggu. Lagi pula bagi kita pribadipun tentunya ingin
setiap pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien hingga dapat
diselesaikan dengan cepat dan benar kan ?.
Barbara memulai tips untuk menjinakan macan kertas yang mengamuk di meja
kerja Anda (dalam bentuk tumpukan kertas atau barang yang berserakan)
dengan 4 pertanyaan dasar :
· Apakah saya benar benar butuh untuk menyimpan kertas kerja
atau barang ini ?
· Dimana sebaiknya saya harus menyimpan kertas kerja atau
barang ini ?
· Sampai berapa lama sebaiknya saya harus terus menyimpan
kertas kerja atau barang ini ?
· Semudah apa nantinya saya dapat menemukan tempat
penyimpanan kertas kerja atau barang ini ketika sedang membutuhkan ?
Selanjutnya Barbara memberikan solusi dengan sistem manajemen kertas
kerja yang tujuan utamanya adalah :
· Menyingkirkan kertas kerja yang tidak diperlukan
· Hindari menggunakan kertas kerja yang tidak diperlukan
· Membuat tempat khusus penyimpana kertas kerja atau barang
yang benar benar penting
· Membuat metode pengarsipan kertas kerja Anda sehingga
menjadi lebih mudah dicari apabila diperlukan.
Di era digital ini Barbara pun lebih menganjurkan untuk menggunakan
kertas digital (file dalam bentuk pdf atau format lainnya) yang bisa
diarsipkan dalam computer Anda sehingga berdampak pada penghematan
kertas kerja.
Ayo taklukan macan kertas yang mengamuk di meja Anda dengan membereskan
dan mengatur kertas kerja di meja / file di computer dan meletakan
kertas kerja diatas meja atau membuka file di layar komputer hanya yang
memang akan segera Anda kerjakan saat itu dan yang belum akan dikerjakan
saat itu masuk arsip atau kotak dulu ya. Disamping tidak enak dipandang
juga bikin sedikit stress melihat tumpukan pekerjaan yang belum selesai
di depan kita. Satu satu saja dulu diselesaikan, pada akhirnya semuanya
selesai juga kan.
Semoga para rekan Pro Safety dapat terinspirasi.
Salam Safety untuk Anda dan Keluarga di Rumah
Sumber: lorco.co.id dan diadaptasi juga dari berbagai sumber
